A importância da Gestão Documental

Postado em 15-08-2013 - Autor: Adriana Kalbusch Sabatovski - Categoria: Administração - Comentarios

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Conhecida também como Gestão de documentos, a gestão documental é considerada primordial na hora de traçar uma estratégia de negócios, por suas várias vantagens, tanto para consulta e organização quanto no compartilhamento de documentos. É uma eficaz ferramenta no que se trata de aperfeiçoamento de processos e procedimentos, gerando benefícios e agilidade durante toda a rotina da empresa, no controle das informações que produzem e recebem, na otimização de custos e por consequência o alcance do lucro tão esperado.

Cada vez mais as empresas vêm investindo em tecnologia, que, com o rápido avanço, acaba regando um fluxo maior de dados na internet externas e internas dentro das instituições. Com o uso dessa tecnologia as empresas conseguem diminuir significativamente o volume de documentos em papel, maior padronização de seus processos ganhando agilidade na hora de realizar sua rotina, conseguindo em resultado uma maior produtividade, ganhando muito mais espaço físico dentro da empresa.

Além de todos os benefícios citados acima, não podemos esquecer um muito importante que é a facilidade de verificar e analisar toda e qualquer informação dentro da empresa, o que se mostra ser de suma importância na hora da tomada de decisão.

Vital em qualquer empresa, a Gestão documental é eficiente também no quesito segurança, pois com um simples backup pode-se recuperar as informações contidas no banco de dados, caso aconteça qualquer imprevisto. Esse sistema pode também realizar um processo hierárquico restringindo o acesso a informações de importância maior ou até mesmo confidenciais.

A Gestão Documental pode ser aplicada em todos os setores dentro de uma organização, como por exemplo, na área administrativa e financeira (documentos financeiros); qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade); Produção (desenhos técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção); entre outras.

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Fonte:

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.pdf

http://laplace.dcc.ufmg.br/npdi/uploads/c0a80a68-13b3-fe78.pdf

http://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_documental

http://www.administradores.com.br/informe-se/informativo/gestao-de-documentos-como-ferramenta-estrategica-de-negocios/13364/

http://www.arquivar.com.br/

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Adriana Kalbusch Sabatovski
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Bacharel em administração. Administradora da empresa LEGJUR. É uma apaixonada por Administração que busca disseminar todo conhecimento possível através de posts de alta qualidade na internet. É editora deste site.

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